电子邮件是工作场所中使用最广泛的通信方式。由于它的速度和效率，无论您所处什么职位或行业，您都会使用电子邮件。但是您知道如何写一封正式的电子邮件吗？人们虽然会定期给朋友和家人写电子邮件，但很少使用英文发送正式电子邮件，除非是工作或其他特殊需要。 因此，很多同学很苦恼，正式的E-mail怎么写？
当您向不太熟悉的人发送电子邮件时，老师、老板、业务联系人、政府机构或其他正式收件人通常需要一封正式电子邮件。这时需要注意电子邮件的风格、语气和格式等一些写作原则，是您的邮件简洁明了。在一些商务场合，使用正式的商务邮箱是一个不错的选择。如果您不确定是要发送正式的邮件还是非正式的邮件，通常发送正式的邮件会更好。接下来，将为大家介绍正规的英文邮件格式和结构，并讲一讲英文邮件写作的注意事项，与此同时，分享一些商务英语邮件的模板和范例，供同学们参考！
一、什么是正式邮件？
正式电子邮件通常是发送给您不太了解的某个人或权威人物。 例如，您可以向您的教授、政府官员甚至与您合作的公司发送正式电子邮件。
如果您的工作场所是一个非常正式的环境，请确保向您的老板和同事发送正式电子邮件，除非您被告知可以使用非正式电子邮件。如今，许多工作场所正向着更加自由的环境转变，这体现在电子邮件通信上，这意味着在某些场所或关系中，您可以使用更多常规的电子邮件通信。如果您不确定使用哪种类型的电子邮件，可以询问您周围的同事或主管。
二、正式邮件和日常邮件有什么区别？
正式电子邮件不同于日常电子邮件。日常电子邮件通常会发送给您熟悉的人，或与您关系好的人，例如：朋友或家人。当您发送日常电子邮件时，您无需担心电子邮件的格式和语气。
事实上，正式和日常邮件之间的区别在于格式和结构。正式电子邮件有明确的称呼（邮件的开头）、签名、开头句、正文和结尾。 您还需要注意在正式邮件和日常邮件中使用不同的语言。在撰写正式电子邮件时，您需要避免使用俚语、缩写词、表情符号和其他非正式表达方式。 正式电子邮件中的语气也不同。日常电子邮件可以没有完整的句子或正确的语法，但正式的电子邮件不能有语法和拼写错误。
以下是正式电子邮件语言的示例：
会议定于 10 月 15 日上午 10:00 举行。所有学生都必须参加。 需要您的项目更新。
比较此电子邮件中的正式和非正式电子邮件语言：
10 月 15 日，上午 10:00。有会议，需要更新。到时候见。
上面两封邮件的内容是一样的，但是第一封邮件的语气要正式得多。注意非正式电子邮件示例中不完整的句子、俚语和表情符号。
三、英文邮件的结构
非正式的邮件通常发送速度很快，不需要太多注意格式等，而写正式的邮件通常需要更多的时间思考，需要仔细考虑邮件的每个元素。考虑到这一点，让我们看看正式的英文电子邮件的结构：
1) 主题
主题栏是读者在收件箱中看到的内容。如果主题栏具有误导性或缺少信息，您的电子邮件可能不会被阅读。邮件甚至会被发送到垃圾邮件。你的英文邮件越正式，你的主题行就应该越详细，但要注意不要写得太长。
以下是商务英语电子邮件主题行的示例：
学生会议要求：10 月 15 日，上午 10:00
比较这个非正式的电子邮件主题行：
即将召开的会议
从上面的例子可以看出，第一个主题行提供的信息更多，也更完整。非正式主题，发送给您熟悉的人，只需提及主题即可。
2) 地址
称呼直接指的是您要向其发送电子邮件的人。 它总是在正式电子邮件中使用，但有时在非正式消息中会被跳过。以下是正式和非正式称呼的一些示例：
① 正式英文邮件地址：
- 如果你想给一群人发邮件，那么需要有群发的称呼。例如：亲爱的同学们，
- 如果您已经知道要发送电子邮件的人的姓名，那么将他们的姓名与任何帖子放在一起即可。例如：亲爱的史密斯教授，
- 如果您不知道您要联系的人的姓名，您应该尽可能找到收件人的信息。 请将电子邮件的主题行更改为您要联系的人的头衔（尽管这可能效果不佳）。 例如：尊敬的人力资源总监，
- 如果您不知道人名或头衔，在极少数情况下也可以使用此地址：敬启者，
② 非正式英文邮件地址：
- 集体非正式用语：嘿，同学们！
- 个人的非正式用语：你好，泰勒，
如您所见，正式和非正式的称呼有很大不同。
3) 开始用英文发邮件
正式的英文电子邮件通常以发件人自我介绍开始。与之相反，非正式电子邮件是发送给您认识的人，所以不需要自我介绍。
这是一个正式的电子邮件实例：
我叫乔丹·史密斯。我是XYZ大学的统计学教授。这条信息是写给所有在读学生的。
4) 英文邮件正文
正式的英文电子邮件的正文通常会详细说明电子邮件的目的。而在非正式电子邮件中不需要详细说明。但在正式电子邮件中，清晰简洁的写作很重要。记住，您的读者不熟悉您，也可能不熟悉您的主题。
5) 英文邮件结尾
如何结束正式电子邮件也很重要。由于英文电子邮件的结尾是收件人阅读的最后内容，因此您的电子邮件结尾会给收件人留下持久的印象。 一个好的正式结束语也会提醒收件人你是谁，所以应该包括你的全名、联系信息和职位。
相反，对于非正式电子邮件，结尾可能非常随意。在某些情况下，如果收件人是您熟悉的人，您甚至可以省略电子邮件的结尾。
结束正式电子邮件的最常见方式是使用“Sincerely”。 这可能是一个常见的结局，也是一个恰当的结局。以下是一个正式的英文电子邮件结尾的例子：
真挚地，
乔丹·史密斯
XYZ学院统计学教授
[电子邮件地址]
[电话号码]
四、商务英文邮件格式
如何格式化和组织电子邮件非常重要。以下是撰写正式电子邮件时要记住的一些事项：
1) 使用专业的电子邮件地址
您的电子邮件地址应该是您真实姓名的变体，而不是用户名或昵称。使用句号、连字符或下划线，要确保电子邮件地址仅包含您的姓名。 如果可以，不要使用额外的数字或字母。例如：
[email protected]（看起来不专业）
[email protected]（这个看起来很专业）
2）坚持使用专业字体
如今，大多数电子邮件服务都提供多种字体和文本样式选项。但是，对于正式电子邮件而言，应使用常见的字体，例如 Times New Roman 和 Arial。 避免使用 Comic Sans 或古英语等装饰性字体。此外：
电子邮件字体大小最好使用12号。
避免使用特殊样式，例如斜体、高亮或多色字体，除非电子邮件内容或者目的需要使用这些字体。
不要全部使用大写字母。这些会让你看起来像是在对收件人下达命令。
3）使用简短准确的话题
在主题栏中使用一些可以暗示您所写内容的关键字。这有助于确保读者不会因为缺少主题栏、过于模糊而忽略您的电子邮件。
- 例如，“快速提问”、“与您联系”或“关于重要事项的电子邮件”，这个主题太模糊或太清楚而无用。
- “4 月 16 日的日程安排、嘉宾名单、午餐要求和会议概况”，这个篇幅的主题太长了，涉及的话题更多。
- “Meeting RE: on escalator on April 16 th”，这个简洁的主题，提醒收件人一个主题和一个具体的日期。
4）邮件正文
这一部分解释电子邮件的主要信息。撰写正式电子邮件时，请使用正确的语法和完整的句子。
5) 邮件末尾的签名部分
电子邮件的结尾应该是正式的。所以应该使用您的姓名，如果您是代表一个组织写信并且您知道您要向其发送电子邮件的人的职位，那么请使用它。
写电子邮件的注意事项：
- 确定您的邮件写作目的
在你写一封电子邮件之前，确立好大纲，以便对方可以更好的了解邮件内容和您的意图。您的邮件以写作目的为中心。例如，如果您希望收件人看到您附加的报告，请让他们知道报告是什么，您为什么需要他们看到它、您需要什么样的反馈，以及何时需要完成任务。
- 考虑你的目标受众
当您写一封电子邮件时，请确保您的语气与您的读者的语气相符 例如，如果您要向从未见过的业务主管发送电子邮件，请使用正式的业务电子邮件，不要开玩笑或任何非正式的内容。 另一方面，如果您要向关系良好的同事发送电子邮件，您可能会使用不太正式、自由的表达方式。
- 保持简单
收件人可能没有太多时间阅读您的信息，因此内容需要简短，但不要遗漏关键信息。不要一次写太多主题行。 这将使您的电子邮件变得冗长且难以准确让对方知道您的意图。编辑电子邮件时，删除与主题无关的信息。使用简短的句子，删掉多余的词和不相关的信息。这有助于您的邮件简短且更易于阅读。
- 添加必要的附件
如果您会再电子邮件中发送附件，请确保在电子邮件的正文中提及它们，让收件人知道“附件”的存在。在此过程中要保持礼貌，将附件数量及其文件大小保持在最低限度，并使用通用或广泛兼容的文件类型。
- 确保您的电子邮件不包含任何敏感信息
电子邮件不是安全的通信系统。电子邮件服务器可能被黑客攻击，您的收件人可能会有意或无意地共享您不想泄露的信息，所以要避免在电子邮件中包含密码、帐号和机密信息。
- 检查你的电子邮件
一封没有错误的电子邮件显能体现您的勤奋和专业精神。在发送电子邮件之前，请花点时间检查拼写、语法或句法错误。避免在商务英语电子邮件中使用表情符号、俚语等。 此外，仔细检查以确保您电子邮件中引用的附件。 如果这是发给重要利益相关者的重要电子邮件，需要在发送前，请示您的直属主管或信任的同事审阅。
- 使用适当的礼仪
礼貌的问候和结束语可能听起来友好而礼貌，以“亲爱的”开头，以“最美好的祝愿”、“致意”等结尾。另外，要考虑到接受者和他们的时间。例如，除非是紧急情况，否则不要在他们休假或下班后通过电子邮件要求他们该做什么。
- 记得跟进电子邮件
大多数人每天都会收到几封电子邮件，因此他们可能会错过或忘记回复您的邮件。如果收件人在两个工作日内没有回复，可以考虑发送一封友好的后续电子邮件。
五、正式邮件模型和邮件模板
为您的正式商务英语电子邮件增加趣味性的方法是使用专业设计的签名模板。签名模板包含您的完整联系信息，可为您的电子邮件增添图形趣味。以下是专业设计的签名电子邮件模板示例：
你可能没有任何写商务英语邮件的经验，但是如果你需要写一封正式的邮件，那么学习如何用英语写邮件是很重要的。正式和非正式电子邮件之间存在很大差异。正式的电子邮件应具有正确的结构、格式等。掌握了英文电子邮件的格式和结构后，写一封正式的电子邮件并不难。现在我们已经解释了如何编写商务英语电子邮件、该怎么做，并提供了示例电子邮件，您可以开始写一封正式电子邮件，并发送您自己的电子邮件了。祝你好运！如果您还不知道如何写英文电子邮件，或者对电子邮件格式或电子邮件模板有任何疑问，请联系 100due assignment 团队！我们的专家会帮您排忧解难。欢迎联系咨询我们全天在线客服！
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